Czy firmy mogą wnieść pełną opłatę za zgłoszenie uczestnika na konferencję organizowana przez osoby trzecie, jeżeli taka opłata obejmuje także koszt posiłku w czasie konferencji i/lub koszty imprez towarzyskich lub kulturalnych?

Firmom nie zaleca się pokrywania kosztów, które związane są z czysto towarzyskimi lub kulturalnymi aspektami konferencji. Mogą natomiast pokryć koszty skromnych i okolicznościowych spotkań takich, jak koktajl powitalny. Jeżeli opłata zgłoszeniowa obejmuje koszty przeznaczone na rozrywkę dla uczestników firmy członkowskie powinny poprosić o wydzielenie tych kosztów z opłaty. W przypadku, gdy organizator nie może wydzielić kosztów przeznaczonych na rozrywkę z opłaty zgłoszeniowej firmy powinny mieć na uwadze wizerunek, jaki może być przedstawiony społeczeństwu poprzez dokonany wybór oraz rozważyć ponownie wspieranie tego spotkania. Aby uniknąć wątpliwości –zaleca się rozważenie sfinansowania posiłku na konferencji, jeżeli według przewidywań wszyscy delegaci na konferencję będą brali w nim udział oraz jeżeli posiłek ten pozostaje w zgodzie z postanowieniami wytycznych.