Mianem „odpowiedniej lokalizacji” określa się uznaną instytucję, centrum konferencyjne lub biznesowe zlokalizowane w centrum, zapewniające łatwość dostępu z miejsca pochodzenia zaproszonych na spotkanie uczestników. Wybrana lokalizacja nie powinna być główną atrakcją wydarzenia. Firmy cały czas muszą mieć na uwadze wizerunek, jaki może być przedstawiony społeczeństwu poprzez dokonany wybór lokalizacji.
